Fragen und Antworten

Arbeitgebermeldung

Ist es aktuelle immer noch nötig, Datensätze zu melden? – Ja die Datensätze müssen weiterhin an die „Zentrale Speicherstelle“ gesendet werden.

Fehlerprüfung

Was bedeutet es, wenn die „Zentrale Speicherstelle“ die Prüfung aussetzen will? – Die Prüfungen von der „Zentralen Speicherstelle“ werden im Verfahren gleichbleibend weitergeführt.

Arbeitserleichterung

Erleichtert es die Arbeit, wenn Datenbausteine an die DBKE wegfallen? – Die Arbeitgeber haben immer noch die Pflicht, die Datensätze MVDS und Datenbausteine DBKE zu melden.

Entfernung der Daten

Werden die vor dem 1. Januar 2010 gemeldeten Daten gelöscht? – Erst wenn ein gesetzlicher Beschluss vorgelegt wird, werden alte Daten gelöscht.

Meldungsverarbeitung

Kümmer sich weiterhin die „Zentrale Speicherstelle“ um die Verarbeitung der Meldungen? – Ja die „Zentrale Speicherstelle“ kümmer sich um die Verarbeitung.

Programmänderung

Ist es nötig, die aktuelle Entgeltabrechnungssoftware zu ändern? – Die Software wurde im Zuge von dem „ELENA-Verfahrensgesetz“ durch die Arbeitsgruppe angepasst.

Verbesserungen der Softwarehersteller

Gibt es ein Update der Softwarehersteller? – Seit dem 1. Dezember 2011 steht ein Update für die Software zur Verfügung, die die Vorgaben des „ELENA-Verfahrens“ berücksichtigt.

Änderung im SV.net

Wurden Änderungen am sv.net durchgeführt? – Das sv.net setzt die nötigen Änderungen selbst um.

Folgeregelung

Gibt es eine Folgeregelung zum „ELENA-Verfahren“ und wie sieht diese aus? – Das „Bundesministerium für Arbeit und Soziales“ arbeitet an einem Konzept, um ein einfaches und bürokratisches Meldeverfahren zu ermöglichen.

Gespeicherte Daten

Inwieweit müssen meldepflichtige Personen von ihrem Arbeitgeber auf die Übermittlung der Daten hingewiesen werden? – Nach dem Paragrafen 97 Abs. 1 SBG IV muss der Arbeitgeber seine Angestellten auf die Meldepflicht hinweisen. Ein allgemeiner Hinweis, in dem angeben wird, dass seit dem 1. Januar 2010 eine Meldung der Entgeltabrechnung an die „Zentrale Speicherstelle“ zur Pflicht geworden ist, sollte ausreichend.

Beitragsbemessungsgrenze

Werden Beitragsbemessungsgrenzen bei ELENA berücksichtigt? – Ja, es sind nur die Werte zu melden, die der Beitragsbemessungsgrenze in der Rente oder Arbeitslosenversicherung entsprechen.

Unfallversicherung

Wird die Unfallversicherung bei ELENA berücksichtigt? – Nein, die Unfallversicherung hat keinen Einfluss auf ELENA.

Widerrufsrecht

Ist es möglich die Übermittlung von Entgeltdaten zu widerrufen/verhindern? – Bei dem „ELENA-Verfahren“ ist kein Widerrufsrecht vorgesehen, um die Übermittlung der Daten zu verhindern.

Erhalt von einer Verfahrensnummer

Auf welche Weise kann eine Verfahrensnummer beantragt werden? – Die Verfahrensnummer kann über die Lohnabrechnungssoftware durch den Arbeitgeber beantragt werden.

Fehlermeldung

Wird der Datensatz berechnet, wenn ein Satz abgewiesen wurde, aber der Datensatz des Folgemonats bereits versendet wurde? – Die Weiterverarbeitung des Datensatzes wird nicht gestoppt und weiter ausgeführt.

Stornierung

Welche Art von Prüfung findet nach einer MVDS-Stornierung statt? – Der Datensatz wird bei einer Stornierung auf Fehler überprüft, wobei die Versicherungsnummer, Betriebsnummer und der Meldemonat geprüft werden.

Fehlerprotokolle

Können Fehlerprotokolle eingesehen werden? – Ja, Protokolle werden durch die „Zentrale Speicherstelle“ entsprechend ausgegeben.

Ergänzender Statuscode

Gibt es bei der „Zentralen Speicherstelle“ zusätzliche Vorprüfungen, die zur Abweisung der jeweiligen Sendungen führen können? – Ja, es gibt bei der Vorprüfung Statuscodes von der ZSS, die bei der „ELENA-Verfahrensbeschreibung“ nicht angegeben werden.

Selbstauskunft

DatenspeicherungKann sich ein Teilnehmer selbst Auskunft über seine Daten geben lassen, um diese beispielsweise für einen Kreditvergleich nutzen zu können? – Wer die Entgeltabrechnung benötigt, um mit den entsprechenden Daten einen Kreditvergleich durchführen zu können, muss auf einige Punkte achten. Hierzu gehört, dass sichergestellt werden muss, dass ausreichende Maßnahmen für die Sicherung der Daten getroffen wurden. Der Anspruch zum Erhalt zur Selbstauskunft kann dabei direkt bei der ZSS oder der RFV genutzt werden. Hierbei muss von der „Zentralen Speicherstelle“ aber sichergestellt werden, dass die Daten nur von dazu befugten Personen abgerufen werden. Somit müssen sich die Privatpersonen entsprechenden Überprüfungen unterziehen. Hierzu gehört unter anderem das Vorlegen von einer „Signaturkarte“. Die Selbstauskunft kann dabei seit dem 1. Januar 2012 genutzt werden.

Datensätze im „ELENA-Verfahren“

Welche Datensätze mussten von Arbeitgeber während des „ELENA-Verfahrens“ an die ZSS geschickt werden? – Zu jedem Richter, Soldaten, Angestellten und Beamten muss von dem Arbeitgeber jeden Monat eine Entgeltabrechnung (ein multifunktionaler Verdienstdatensatz) an die „Zentrale Speicherstelle“ geschickt werden. Ein solcher Datensatz sollte folgende Informationen enthalten:

  • Standarddaten zur Datenerfassung von der jeweiligen Person
  • Die „ELENA-Grunddaten“
  • Name der Person
  • Geburtsangaben von dem Angestellten
  • Arbeitgeberdaten

Weiterhin muss beachtet werden, dass es nötig sein kann, dass zusätzliche Daten angegeben werden müssen, wenn bestimmte Sachverhalte zutreffen. Hierzu gehört unter anderem:

  • Eine abweichende Arbeitgeberanschrift zum Beschäftigungsort
  • Fehlzeiten durch Urlaub, Übergangsgeldbezug oder Krankheiten
  • Steuerfreie Bezüge von Arbeitnehmer
  • Angaben zu einer Ausbildung
  • Änderungen von der Arbeitszeit
  • Zuschüsse vom Arbeitgeber
  • Nebenbeschäftigung oder Arbeitslosigkeit
  • Angaben zur Heimarbeit

Entsprechende Angaben werden auch bei der Beantragung von Wohngeld, Elterngeld oder Arbeitslosengeld benötigt. Sollte zusätzlich ein sozialversicherungspflichtiges Beschäftigungsverhältnis beendet werden, muss dies entsprechend bei der Entgeltabrechnung an die ZSS angegeben werden. Hierbei sollten die Entlassungs- beziehungsweise Kündigungsdaten mithilfe der Datenbausteine an die „Zentrale Speicherstelle“ gesendet werden.

Welche Daten genau übersendet werden müssen, können im Paragraf 4 bis 6 von der „ELENA-Datensatzverordnung nachgelesen werden.