Allgemein

Nach § 97 Abs. 1 SGB IV hat der Arbeitgeber den Beschäftigten, Beamten, Richter oder Soldaten auf der Entgeltbescheinigung  darauf hinzuweisen, dass Daten an die Zentrale Speicherstelle (ZSS) übermittelt wurden und das sein Auskunftsrecht gegenüber der ZSS besteht. Ein allgemeiner Hinweis ist ausreichend. In welcher Form dies geschieht, bleibt dem Arbeitgeber überlassen. 

Näheres zur Mitteilungspflicht schreibt das Gesetz nicht vor.

Folgender Text erfüllt die gesetzlichen Mindestanforderungen:

"Wir sind seit 1. Januar 2010 gesetzlich verpflichtet, monatlich die in Ihrer Entgeltabrechnung enthaltenen Daten im Rahmen des Verfahrens ELENA an die Zentrale Speicherstelle zu übermitteln"

Darüber hinaus empfehlen wir Ihnen, die Grundzüge des Verfahrens ELENA einmalig bei der ersten Entgeltabrechnung im Jahre 2010 oder bei der einer Einstellung eines neuen Arbeitnehmers mit folgendem Text kurz darzustellen:

"Das Gesetz über den Elektronischen Entgeltnachweis (kurz: ELENA) regelt, wie Bürger ihre Beschäftigungszeiten und Arbeitsentgelte nachweisen, wenn sie Sozialleistungen beantragen. Alle Arbeitgeber sind ab dem 1. Januar 2010 verpflichtet, die Entgeltdaten ihrer Beschäftigten an die Zentrale Speicherstelle zu übermitteln. Zum 1. Januar 2012 startet dann der Datenabruf des ELENA-Verfahrens." 
 

Ja, als SV-Brutto sind nur die Werte zu melden bis zur jeweiligen Beitragsbemessungsgrenze in der Renten- und/oder Arbeitslosenversicherung.
 

Nein, der Höchstjahresarbeitsverdienst der Unfallversicherung hat im ELENA-Verfahren keine Bedeutung.
 

Das ELENA-Verfahrensgesetz sieht kein Widerrufsrecht vor, d.h. der Teilnehmer hat keinen Rechtsanspruch, um die Übermittlung der vorgesehenen Entgeltdaten an die Zenrale Speicherstelle zu verhindern.

Eine Verfahrensnummer kann ausschließlich maschinell durch den Arbeitgeber beantragt werden. Dies ist üblicherweise durch die Lohnabrechungssoftware möglich. Bei Fragen hierzu wenden Sie sich bitte an Ihren Softwareersteller.Die manuelle Vergabe einer Verfahrensnummer auf Antrag eines Teilnehmers ist nicht möglich.

Sofern für den Beschäftigten, Beamten, Richter oder Soldaten keine Versicherungsnummer bekannt ist, beantragt der Arbeitgeber mit der Meldung des DSVV die Feststellung einer Versicherungsnummer oder die Vergabe einer Verfahrensnummer bei der ZSS. Für die Vergabe der Verfahrensnummer gilt das Verfahren nach § 147 SGB VI entsprechend
 

Ja, sv.net/classic unterstützt mit der Version 10.0 ab Anfang 2010 das ELENA-Verfahren. Nur in dieser Variante von sv.net wird die Speicherung von statischen Daten wie Firmen- und Personalstamm auf dem lokalen PC des Anwenders unterstützt. Damit können diese Daten für die monatliche Meldung jeweils abgerufen und vorgetragen werden.

Die sv.net-Version 10.0 wird am 11.01.2010 zum Download bereit stehen. Die weiteren Infos werden auf www.svnet.info veröffentlicht.
 

Nach § 97 Abs. 2 SGB IV ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Meldungen an die ZSS zu protokollieren und nach Ablauf von 2 Jahren zu löschen.

Die Protokollierung umfasst

1. den Absendezeitpunkt der Übermittlung,

2. den Monat, für den die Meldung erfolgt,

3. die Versicherungs- oder Verfahrensnummer des Teilnehmers und

4. die Betriebsnummer des Beschäftigungsbetriebs.

Ja. Im Rahmen der normalen Aufbewahrungsfristen von Lohnunterlagen ist auch jeder MVDS zu protokollieren bzw. zu archivieren.

Arbeitsbescheinigung gem. § 312 SGB III, Nebeneinkommensbescheinigungen gem. 313 SGB II, Auskunft über die Beschäftigung gem. § 315 SGB III, Verdienstbescheinigung zum Antrag auf Wohngeld gem. § 23 WoGG, Einkommensnachweise nach §§ 2 und 9 Bundeselterngeld und Elternzeitgesetz (BEEG).

Die Aufbewahrungsfristen der Quittungen bzw. der Verarbeitungsbestätigungen der ZSS betragen, wie auch für Protokolle der Datenübermittlung, 2 Jahre.

Sämtliche vom Steuerberater übernommenen Abrechnungs- und Meldedaten sind Eigentum des Arbeitgebers und auf Verlangen an diesen auszuhändigen.

Nein.

Jeder Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet, die Entgeltdaten seiner Beschäftigten monatlich im ELENA-Verfahren zu melden (§97 SBG IV). Die Nichtteilnahme am Verfahren wird so geahndet, wie es im Fall anderer Versäumnisse bei den Sozialleistungsmeldungen auch der Fall wäre.

Nein. Für den Versand der ELENA-Dateien müssen keine neuen Programme gekauft werden. ELENA verwendet die Transportwege der DEÜV, somit können für den Transport bestehende DEÜV-Komponenten (über die jeder Sender verfügt, da die Meldung zur Sozialversicherung bereits seit dem 1.1.2006 elektronisch erfolgt) für ELENA mit verwendet werden.
Arbeitgeber,die eine Entgeltabrechnungssoftware verwenden, erhalten automatisch zum Jahreswechsel eine neue Version, in der die ELENA-Meldungen enthalten sind. Kleine Arbeitgeber, die zur DEÜV Ausfüllhilfen wie sv.net verwenden, können diese auch für die ELENA-Meldung nutzen (sv.net/classic). Die DATEV hat in ihren Lohnprogrammen die gesetzlichen Anforderungen von ELENA umgesetzt, so dass auch der Meldeweg über den Steuerberater vorbereitet ist.

ELENA wird ein Pflichtmodul für alle Entgeltabrechnungsprogramme sein. Daher wird Ihre Entgeltsoftware zum 1.1.2010 ein ELENA-Modul beinhalten, durch das die Meldungen erstellt werden können. Für die Verschlüsselung und den Versand der Meldungen kann bestehende Software, die Sie für den Versand von DEÜV-Meldungen und Beitragsnachweisen verwenden, mitverwendet werden.
Falls Sie die DEÜV-Meldungen über einen Steuerberater erstellen lassen, so wird dieser ab 1.1.2010 auch in der Lage sein, die Meldungen in Ihrem Auftrag zu erstellen.
Sollten Sie die Meldungen eigenständig über eine Ausfüllhilfe (z.B. sv.net) erstellen, so wird sv.net/classic ab 1.1.2010 ebenfalls ein ELENA-Modul beinhalten.
Die Frage nach eventuellen Kosten für das ELENA Update klären Sie bitte individuell mit dem Ersteller Ihrer Entgeltabrechnungssoftware.

ELENA bringt Vorteile für alle Verfahrensbeteiligten:

für Arbeitgeber:
o Elektronische Bescheinigungen ersetzen Papierform
o Sinkende Fehlerquote
o Kostenersparnis in Personal und Verwaltung durch elektronische
   Übermittlung
o Bescheinigungen über Entgeltdaten müssen nicht mehr archiviert werden
o Verbesserter Datenschutz
o Der Nationale Normenkontrollrat schätzt die Einsparungen für Arbeitgeber auf
   jährlich rund 85 Millionen Euro.

für Teilnehmer am ELENA-Verfahren:
o Ihre persönliche Situation bleibt privat: Bei (ehemaligen) Arbeitgebern müssen
   keine Bescheinigungen erbeten werden, Arbeitgeber erfahren nicht vom Bezug
   von Sozialleistungen
o Sie steuern den Informationsfluss ihrer Daten selbst
o Ansprüche auf Sozialleistungen können schneller berechnet werden
o Verbesserter Datenschutz (elektronische ELENA-Daten sind viel sicherer als
   Papierbescheinigungen)
o elektronische Unterschrift schafft Rechtssicherheit
o ELENA wird in den nächsten Jahren schrittweise ausgebaut. Ab 2015 sollen
   auch sogenannte Entgeltersatzleistungen – beispielsweise Krankengeld,
   Kurzarbeitergeld oder Insolvenzgeld – in das ELENA Verfahren einbezogen
   werden. Damit sind dann 95 Prozent aller Bescheinigungen von
   Sozialleistungen elektronisch verfügbar.
o Teilnehmer, die privat über die entsprechende technische Ausrüstung (Online-
   Anschluss, Kartenlesegerät) verfügen, können künftig bequem von zu Hause
   aus ihre Behördengeschäfte erledigen.

für Abrufende Stellen:
o Weniger Papier – mehr elektronischer Datenaustausch
o Weniger Medienbrüche
o Einfachere und schnellere Bearbeitung von Anträgen
o Elektronische Signatur schafft Rechtssicherheit
o Verbesserter Datenschutz

o Elektronische Bescheinigungen ersetzen Papierform
o Sinkende Fehlerquote
o Kostenersparnis in Personal und Verwaltung durch elektronische
   Übermittlung
o Bescheinigungen über Entgeltdaten müssen nicht mehr archiviert werden
o Verbesserter Datenschutz
o Der Nationale Normenkontrollrat schätzt die Einsparungen für Arbeitgeber auf
   jährlich rund 85 Millionen Euro.

o Weniger Papier – mehr elektronischer Datenaustausch
o Weniger Medienbrüche
o Einfachere und schnellere Bearbeitung von Anträgen
o Elektronische Signatur schafft Rechtssicherheit
o Verbesserter Datenschutz

o Ihre persönliche Situation bleibt privat: Bei (ehemaligen) Arbeitgebern müssen
   keine Bescheinigungen erbeten werden, Arbeitgeber erfahren nicht vom Bezug
   von Sozialleistungen
o Sie steuern den Informationsfluss ihrer Daten selbst
o Ansprüche auf Sozialleistungen können schneller berechnet werden
o Verbesserter Datenschutz (elektronische ELENA-Daten sind viel sicherer als
   Papierbescheinigungen)
o elektronische Unterschrift schafft Rechtssicherheit
o ELENA wird in den nächsten Jahren schrittweise ausgebaut. Ab 2015 sollen
   auch sogenannte Entgeltersatzleistungen – beispielsweise Krankengeld,
   Kurzarbeitergeld oder Insolvenzgeld – in das ELENA Verfahren einbezogen
   werden. Damit sind dann 95 Prozent aller Bescheinigungen von
   Sozialleistungen elektronisch verfügbar.
o Teilnehmer, die privat über die entsprechende technische Ausrüstung (Online-
   Anschluss, Kartenlesegerät) verfügen, können künftig bequem von zu Hause
   aus ihre Behördengeschäfte erledigen.

Jährlich entstehen der Wirtschaft etwa 100 Mio. Euro Bürokratiekosten.

Die Kosten für Arbeitsbescheinigungen belaufen sich auf etwa 14 Mio. Euro pro Jahr.

Die Zahl meldepflichtiger Arbeitgeber wird auf 2,8 Mio. geschätzt.

Mit jeder weiteren Nutzung der Daten der elektronischen Entgeltbescheinigungen sind im Durchschnitt Entlastungseffekte von etwa 5 Mio. Euro für die Wirtschaft verbunden.

Nach Auffassung des BMF ergibt sich eine jährliche Entlastung der Wirtschaft in Höhe von rund 81 Mio. Euro.

Die derzeit geschätzte Entlastung bei Personalverwaltungskosten beläuft sich auf bis zu 500 Millionen Euro pro Jahr.

Die Arbeitgeber erstellen derzeit pro Jahr rund 60 Mio. Bescheinigungen in Papierform.

Der ELENA-Slogan lautet "weniger Bürokratie - mehr Effizienz!".

• Die Verfassung kennt kein absolutes Verbot für Vorratsdatenspeicherung. Es gilt immer das Gebot der Datenvermeidung und Datensparsamkeit und dass der Nutzen das Risiko überwiegt.
• Arbeitgeber müssen für die circa 35 Millionen Beschäftigten (Quelle: Statistisches Bundesamt, 2009) ca. 60 Millionen Bescheinigungen pro Jahr auf Verlangen ausstellen. Davon entfallen allein etwa 13 Millionen auf Anträge der Arbeitsverwaltung (Arbeitslosengeld I + II). Durch die elektronische Speicherung der Entgeltdaten kann die Prüfung und Zahlung von Leistungen wesentlich vereinfacht und beschleunigt werden. Damit ist die Speicherung der Daten an zentraler Stelle gerechtfertigt.

Nur die Daten, die gesetzlich für die jeweilige Bescheinigung abrufbar gemacht werden müssen, werden aufbewahrt. Die Daten sind in Teildatensätzen (bezogen auf die Art der Bescheinigungen und ihre Abruf- bzw. Löschfristen) gespeichert und werden längstens 5 Jahre in der ZSS zweifach verschlüsselt aufbewahrt.

Im ELENA-Verfahren wird nur die Identitätsnummer der genutzten Signaturkarte sowie die qualifizierte elektronische Signatur benötigt. Andere Daten, die auf der Karte gespeichert sind, können im ELENA-Verfahren nicht gelesen werden.

Experten prophezeien, dass bis 2012 flächendeckend geeignete Karten auf dem Markt und damit im Portemonnaie des Antragstellers sein und somit in den Kosten nicht betrachtet werden. Ein geeignetes Zertifikat für die qualifizierte Signatur kostet nach heutigem Wissensstand dann etwa 10 Euro für 3 Jahre (Laufzeit). Egal, ob die neue Gesundheitskarte, der neue elektronische Personalausweis oder die Giro- und Mastercards der Banken und Sparkassen, sie alle werden die Möglichkeit haben, ein entsprechendes Zertifikat für die qualifizierte elektronische Signatur zu tragen. Somit entfällt in den meisten Fällen die Notwendigkeit, eigens für das ELENA-Verfahren eine Karte zu erwerben.

• Aktuell sind folgende Unternehmen dazu berechtigt, Signaturkarten nach dem deutschen Signaturgesetz zu vergeben bzw. Zertifikate und Schlüssel auf bestehende vorbereitete Karten aufzubringen:
  Datev (www.datev.de); D-Trust (www.d-trust.de); Deutsche Post Com, Geschäftsfeld Signtrust (www.signtrust.de); DSV-Gruppe (Deutscher Sparkassenverlag), Geschäftsfeld S-TRUST (www.s-trust.de); TC Trustcenter (www.trustcenter.de); Deutsche Telekom AG, c/o T-Systems International GmbH (www.telesec.de)
• Weitere Informationen zu den Signaturkartenanbietern und den Einsatzgebieten finden Sie auch unter: www.t7ev.org und unter www.signaturauskunft.de

Das ELENA-Verfahren hält die Daten an zentraler Stelle vor, um diese im Bedarfsfall ohne Beteiligung des Arbeitgebers abrufen zu können. Es kann keine Gruppe definiert werden, für die keine Datenabrufe nötig sein könnten.