Datensätze und Datenbausteine

Nach Ziffer 5.2 der Gemeinsame Grundsätze für die Erstattung der Meldungen der Arbeitgeber an die Zentrale Speicherstelle im Rahmen des Verfahren des elektronischen Entgeltnachweises nach § 28b Absatz 6 SGB IV muss der Datensatz MVDS mindestens die Bausteine DBEN, DBNA, DBGB, DBAN und DBAG enthalten. Das Feld „Geburtsort“ ist anzugeben, wenn dieser bekannt ist. 
 

Primär ist die Versicherungsnummer nach § 147 SGB VI zu melden. Diese ist dem Sozialversicherungsausweis zu entnehmen.
Sofern für den Beschäftigten, Beamten, Richter oder Soldaten keine Versicherungsnummer bekannt ist, beantragt der Arbeitgeber mit der Meldung des DSVV die Feststellung oder Vergabe einer Versicherungsnummer oder einer Verfahrensnummer bei der ZSS. Für die Vergabe der Verfahrensnummer gilt das Verfahren nach § 147 SGB VI entsprechend. 
 

Grundsätzlich wurden alle im DEÜV- und ELENA-Verfahren verwendeten Datenbausteine hinsichtlich ihres Aufbaues und der Beschreibung  identisch übernommen.

Nein (siehe Frage „Was Ist im Feld VSNR-VFNR zu melden?“)

Es ist der Beschäftigungsort einzutragen, dem der Beschäftigte überwiegend organisatorisch zugewiesen ist. Dabei spielt der tatsächliche Einsatzort bei Außendienstmitarbeitern keine Rolle.

Ja, sofern es sich um einen Auszubildenden handelt.

Der Baustein „Kündigung/Entlassung“ ist bei der nächsten Entgeltabrechnung zu melden, nachdem die Kündigung ausgesprochen oder ein Aufhebungsvertrag geschlossen wurde. Bei befristeten Arbeitsverhältnissen ist der Baustein spätestens 3 Monate vor Ende des Beschäftigungsverhältnisses zu melden. Sofern im DBKE  Änderungen eintreten, kann dieser bis zum Ende der Beschäftigung mit aktuelleren Daten gemeldet werden. Eine Stornierung der Vormonate ist nicht erforderlich.

Nein. Es werden situative Beispiele als Anlage 7 in der ELENA-Verfahrensbeschreibung aufgenommen.

Nein, die Anzahl der Fehlerbausteine ist auch in diesem Verfahren auf 9 pro Datensatz begrenzt.

Nach § 312 Abs. 1 SGB III (Arbeitsbescheinigung) hat der Arbeitgeber bei Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses alle Tatsachen zu bescheinigen, die für die Entscheidung über den Anspruch auf Arbeitslosengeld oder Übergangsgeld erheblich sein können (Arbeitsbescheinigung); dabei hat er den von der Bundesagentur für Arbeit hierfür vorgesehenen Vordruck zu benutzen. In der Arbeitsbescheinigung sind insbesondere
1. die Art der Tätigkeit des Arbeitnehmers,
2. Beginn, Ende, Unterbrechungen und Grund für die Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses und
3. das Arbeitsentgelt und die sonstigen Geldleistungen, die der Arbeitnehmer erhalten oder zu beanspruchen hat, anzugeben. Die Arbeitsbescheinigung ist dem Arbeitnehmer vom Arbeitgeber bei Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses auszuhändigen. Da die BA auch zu späteren Zeitpunkten auf diese Daten zurückgreifen muss, entspricht die Datenerhebung den aktuellen Gesetzesgegebenheiten und dem für das ELENA-Verfahren abgestimmten Datenschutz.
 

Nein, er ist nicht zu melden, da die Versorgungsbezugsempfänger nicht vom Geltungsbereich des Gesetzes erfasst und daher von der Verpflichtung zur Meldung ausgenommen sind.

Eine Arbeitszeitänderung "1" ist bei Beginn der Altersteilzeit zu melden, unabhängig vom vereinbarten Modell - kontinuierliches oder diskontinuierliches (Blockzeitmodell). Der Wechsel von der Arbeitsphase in die Freistellungsphase im Blockzeitmodell führt zu keiner Arbeitszeitänderungsmeldung.

Eine Arbeitszeitänderung "2" ist zu melden, wenn sich bei einem Arbeitnehmer im Rahmen einer flexiblen Arbeitszeitvereinbarung (§ 7 Abs. 1a SGB IV) die Arbeitszeit ändert.

Enthalten die bescheinigten Zeiträume Zeiten der völligen Freistellung von der Arbeit aufgrund einer schriftlichen Vereinbarung (§ 7 Abs. 1a SGB IV), liegt keine Änderung der Arbeitszeit vor (AG ED 20./21. Mai 2010). 

Ja, z.B. dürfen in der Gruppe 01 Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge zusammengefasst werden. Eine Zusammenfassung mehrerer Gruppen ist nicht zulässig, nur innerhalb der Gruppe!

Ja, so lange er in Heimarbeit beschäftigt ist.

Nein

Nein!

Der Schlüssel 05 ist für Zuschüsse zu den Lohnkosten nach § 264 SGB III nicht zu melden, da es sich hierbei um einen Zuschuss für den Arbeitgeber handelt, der nicht in die Lohnabrechnung des Beschäftigten einfließt und auch keine Auswirkung auf den Progressionsvorbehalt nach § 32 b Abs. 1 Nr. 1a EStG hat.

In Fällen der Entgeltsicherung für ältere Arbeitnehmer nach § 421 J SGB III zahlt die BA direkt Leistungen an den Arbeitnehmer, die dem Arbeitgeber nicht bekannt sind und auch keinen Einfluss auf die Entgeltabrechnung haben. Eine Meldung mit Art 05 ist ebenfalls nicht abzugeben. Die abrufenden Stellen erfahren wie bei allen anderen Sozialleistungen den Bezug durch den Empfänger der Sozialleistung im Rahmen der Mitwirkungspflichten.

Steuerfreie Bezüge im Rahmen eines Abkommens zur Vermeidung der Doppelbesteuerung gehören nach § 14 Abs. 2 Nr. 7 WoGG zum anrechenbaren Jahreseinkommen und sind zu melden (Schlüssel 99). Der steuerfreie Auslandsverwendungszuschlag nach § 58a Bundesbesoldungsgesetz braucht hingegen nicht gemeldet zu werden.

Steht die Wochenarbeitszeit nicht fest, ist ein Durchschnittswert für die im Abrechnungszeitraum geleistete Wochenstundenzahl zu errechnen. Bei der Frage nach der Arbeitszeit im Abrechnungszeitraum ist die vereinbarte Arbeitszeit, die für den Arbeitnehmer gegolten hat, maßgeblich. Die tatsächlich geleistete Arbeitszeit ist unbeachtlich. Beispiel: Das Arbeitsverhältnis dauerte zwei Tage, wobei keine Wochenarbeitszeit vereinbart wurde, weil sich der Einsatz nach den betrieblichen Erfordernissen richtet. Auch in diesem Fall ist eine durchschnittliche Stundenzahl zu ermitteln. In Zweifelsfällen ist hier auf die Erfahrungswerte aus der betrieblichen Praxis abzustellen. Sofern eine durchschnittliche Wochenarbeitszeit nicht sachgerecht ermittelt werden kann, wie z. B. bei Vertrauensarbeitszeit oder bei Heimarbeit, ist „99,99“ zu melden. In diesen Fällen kann es zu Rückfragen der abrufenden Behörden beim Arbeitnehmer kommen.

Die VWL wird nicht separat, sondern als Bestandteil von Gesamtbrutto, Steuerbrutto und SV-Brutto im MVDS gemeldet.

Nein. Liegt ein Dauerarbeitsverhältnis mit einem vereinbarten Stundenlohn vor, muss nicht für jedes Wochenende eine Fehlzeit gemeldet werden, da es sich um ein fortlaufendes Beschäftigungsverhältnis handelt.

Für dieses Feld gibt es einen fest definierten Schlüssel. Ein freier Text ist nur bei Schlüssen "99 = sonstiges" zu hinterlegen.

Ja.

Ja, der Datenbaustein DBEN muss immer vollständig gefüllt sein. Er beinhaltet u.a. das monatliche steuer- und sozialversicherungspflichtige Einkommen.

Für die Speicherung des ELENA-MVDS ist die Versicherungsnummer oder Verfahrensnummer zwingend erforderlich und somit ein MUSS-Feld, im Gegensatz zur DEÜV, wo mit der Anmeldung eine Versicherungsnummer beantragt werden kann und die Daten vorerst auf einer Interimsnummer gespeichert werden. Ausländische Versicherungsnummern sind nicht zugelassen. Die Europäische Versicherungsnummer wird nicht weiter berücksichtigt. Es ist nur eine VSNR/VFNR nach § 147 SGB IV zu verwenden.

Grundsätzlich werden nur die fehlerhaften Datensätze abgewiesen und die fehlerfreien Datensätze werden verarbeitet. Ist jedoch ein schwerwiegender Fehler aufgetreten, der auf Dateiebene greift, wird die ganze Sendung abgewiesen.

Nein. Mit dem Baustein „Kündigung/Entlassung“ werden Daten geliefert, ohne die die Bewilligung einer Entgeltersatzleistung nicht möglich ist. Deshalb sollen diese Daten möglichst schnell nach der gesetzlich vorgeschriebenen Arbeitssuchendmeldung des Arbeitnehmers  vorliegen, da sonst die Agentur für Arbeit die im Kundeninteresse liegende möglichst nahtlose Zahlung der Entgeltersatzleistung nicht oder nicht ohne Rückfragen beim Arbeitgeber gewährleisten kann. Auf die Gemeinsamen Grundsätze für die Erstattung der Meldungen der Arbeitgeber an die Zentrale Speicherstelle im Rahmen des Verfahren des elektronischen Entgeltnachweises nach § 28b Absatz 6 SGB IV sei verwiesen.

Die Mussangabe bedeutet, dass auch der Wert Null zulässig ist.

Das Ende der Beschäftigung wird im Meldemonat-Ende gemeldet. Weitere Angaben sind nicht erforderlich.

In Ziff. 4.2 Maschinelle Ausfüllhilfen der Gemeinsamen Grundsätze vom 02.07.2009 heißt es:
Arbeitgeber, die grundsätzlich systemgeprüfte Entgeltabrechnungsprogramme einsetzen, können für einzelne Meldungen auch systemgeprüfte Ausfüllhilfen nutzen.
Die Systemuntersuchte Abrechnungssoftware hat jeden Monat maschinell einen ELENA-Datensatz zu erstellen. Dies bedeutet, auch in den Fällen, in den der Mitarbeiter gekündigt wird. Ein zweiter Datensatz über eine Ausfüllhilfe ist nicht möglich, da für jeden Zeitraum in einem Monat nur ein Datensatz verarbeitet werden kann.

Sofern eine Fehlzeit bereits vor dem 1. Januar 2010 begonnen hat, ist es nicht erforderlich, den tatsächlichen Beginn zu melden, da er für die Berechnung der Leistung in den jeweiligen ELENA-Anwendungsbereichen nicht von Bedeutung ist. Es genügt, in diesen Fällen als Beginn den 1. Januar 2010 zu melden. Im Rahmen von ELENA müssen Fehlzeiten eingepflegt werden, um die Meldung für den Datenbaustein DBFZ zu erzeugen. Auch der Beginn der Fehlzeit ist zu melden. Dieser kann mehrere Jahre zurück liegen, wenn sie bspw. eine Elternzeit mit einer neuen Elternzeit überschneidet.

Nein. Die Fehlerprüfung DBGB102 wird nur beim DSVV geprüft. Das Feld Staatsangehörigkeit wird im MVDS mit Grundstellung geliefert. Eine Prüfung des DBGB102 darf beim Datensatz MVDS nicht erfolgen.

In diesem Feld ist der Ansprechpartner anzugeben, der die Sendung an die Zentrale Speicherstelle erstellt hat.

Nein.

Datensätze und -bausteine, die nach Übermittlung an die ZSS beim Arbeitgeber für einen Abrechnungszeitraum geändert werden, sind nach § 97 Absatz 5 SGB IV unverzüglich - spätestens mit der nächsten Entgeltabrechnung - zu stornieren und mit den geänderten Daten als eine erneute Meldung zu erstatten. Dabei ist zu beachten, dass die erneute Meldung erst nach dem Stornodatensatz zu erstatten ist.

Ein Stornodatensatz ist als solcher zu kennzeichnen (Angabe "J" im Feld KENNZSTORNO). Die Stornierung hat mit Ausnahme des Feldes KENNZSTORNO und des Erstelldatums grundsätzlich dem ursprünglich gemeldeten MVDS zu entsprechen, muss aber mindestens den MVDS mit den Datenbausteinen DBNA, DBGB und DBAN enthalten.

Das bedeutet, dass die Stornierung entweder

• mit dem ursprünglich gemeldeten MVDS (mit Ausnahme der Kennzeichnung des Feldes KENNZSTORNO und des Erstelldatums) und allen Datenbausteinen oder
• mindestens mit dem ursprünglich gemeldeten MVDS (mit Ausnahme der Kennzeichnung des Feldes KENNZSTORNO und des Erstelldatums) und den Datenbausteinen DBNA, DBGB und DBAN erfolgen muss.

Durch die Stornierung wird der MVDS bei der ZSS unwiderruflich gelöscht. Eine Rücknahme der Stornierung ist nicht möglich.

Der Abgabegrund GD 40 ist dann zu melden, wenn Beginn und Ende der Beschäftigung in einen Monat fallen und das Ende der Beschäftigung nicht mit Abgabegrund GD 48 oder 49 zu melden wäre. Der Abgabegrund GD 41 ist dann zu melden, wenn Beginn und Ende der Beschäftigung in einen Monat fallen und das Ende der Beschäftigung mit Abgabegrund GD 48 oder 49 zu melden wäre.

Der Abgabegrund 41 ist nicht zu verwenden, wenn Beginn und Ende einer Beschäftigung in einen Monat fallen und es sich um eine in der Arbeitsförderung versicherungsfreie Beschäftigung handelt (z. B. bei geringfügigen Beschäftigungen).

Die Bezeichnung des Ausbildungsberufes ist im ELENA-Verfahren bedeutungslos. Im geschilderten Sachverhalt ist das Ende der Ausbildung zu aktualisieren. Es wird der Zeitraum der Ausbildung ohne Berücksichtigung des Wechsels des Ausbildungsgangs gemeldet.

Für Januar 2011 wird folgendes gemeldet:

Beginn der Ausbildung: 01.01.2011

voraussichtliches Ende der Ausbildung: 31.12.2013

Ihre vom Betriebsnummern-Service (BNS) vergebene Betriebsnummer war zum Zeitpunkt der MVDS-Meldung noch nicht in der Betriebsdatei der Bundesagentur für Arbeit enhalten. Wir empfehlen Ihnen daher, Ihre Meldung in wenigen Tagen erneut abzusetzen.