Verfahrensnummer

Die Versicherungsnummer (VSNR) oder Verfahrensnummer (VFNR) ist dem Arbeitnehmer bei Beginn der Beschäftigung nachzuweisen. Erfährt der Arbeitgeber nicht rechtzeitig von einer bestehenden Versicherungs- oder Verfahrensnummer, so kann er einen Datensatz Vergabe einer Versicherungs-/Verfahrensnummer (DSVV) an die ZSS schicken und erhält zeitschnell die gewünschte Information.

• Für Beschäftigte, die eine Versicherungsnummer haben, bekommt der Arbeitgeber diese zurückgemeldet.
• Für Beschäftigte, die keine Versicherungsnummer haben, muss auf dem üblichen Weg eine solche beantragt werden,
• es sei denn, es handelt sich um Beschäftigte, die derzeit keine Versicherungsnummer benötigen (z. B. Beamte). Für diese wird analog zur Versicherungsnummer eine so genannte „Verfahrensnummer“ vergeben und dem Arbeitgeber von der ZSS mitgeteilt, die dann im ELENA Verfahren genutzt werden kann.

Das Verfahren wurde so gewählt, weil die Versicherung- oder Verfahrensnummer bei der Einstellung und losgelöst von der Gehaltszahlung erhoben wird. Durch die Anfrage mit dem DSVV wird der Arbeitgeber vor der ersten Lohn- oder Gehaltszahlung durch schnelle Antwortzeiten in die Lage versetzt, die Personalbestandsdaten mit dem Ordnungsbegriff zu vervollständigen, damit bei der ersten Lohn- oder Gehaltszahlung die ELENA-Meldung zeitnah erstellt werden kann. Die Meldung eines MVDS ist nämlich nur mit einer VSNR oder VFNR zugelassen.

TN-AG: Der Teilnehmer (TN) ist beim Arbeitgeber (AG) beschäftigt, hat keine Versicherungs- oder Verfahrensnummer oder kennt sie nicht.

AG-TN: Der AG zahlt dem Beschäftigten (TN) grundsätzlich Entgelt und benötigt dessen Versicherungsnummer (VSNR) oder Verfahrensnummer (VFNR) zur Meldung in der Sozialversicherung.

AG-ZSS: Der AG sendet pro TN einmalig einen Datensatz Versicherungs- und Verfahrensnummer (DSVV) mit Namens-, Geburtsangaben und Anschrift an die Zentrale Speicherstelle (ZSS):

• Erzeugung des DSVV [Das geht so ...]
• Verpackung eines oder mehrerer DSVV zu einer Sendung [Das geht so ...]
• Verschlüsselung der Sendung [Das geht so ...]
• Übermittlung der Sendung [Das geht so ...]

ZSS-DSRV: Die ZSS schickt die vom AG übermittelten Angaben an die Datenstelle der Rentenversicherungsträger (DSRV).

DSRV-ZSS: Die DSRV

• teilt der ZSS die VSNR oder VFNR des Beschäftigten mit,
• vergibt eine VFNR und teilt sie der ZSS mit,
• teilt der ZSS mit, dass eine VSNR auf dem üblichen Weg beantragt werden muss oder
• gibt eine Fehlermeldung an die ZSS zurück.

ZSS-AG: Die Zentrale Speicherstelle (ZSS) gibt dem Arbeitgeber (AG) eine Rückmeldung

• mit der VSNR oder VFNR des TN,
• mit dem Hinweis, auf dem üblichen Weg eine VSNR zu beantragen, oder
• zu den aufgetretenen Fehlern.