Rückmeldungen

Zur Sicherstellung des automatischen Abrufverfahrens 
wurde mit dem Bundesministeriums für Arbeit und Soziales vereinbart, die Frist auf 240 Tage bis Ende August 2010 auszudehnen (vgl. Ziffer 2.1.2 der Konkretisierung der Kommunikationsrichtlinien). Da bestimmte Softwareersteller erst Ende Juni 2010 ihre neuen Programme ausliefern, wird sichergestellt, dass für diese Kunden, die erstmalig im Juli 2010 abholen, die Abholung bis Ende August möglich ist.

Der Dateiersteller gibt der Zentralen Speicherstelle (ZSS) mit jeder Meldedatei seine Kommunikationsdaten (Adresse, Ansprechpartner, Telefon, Fax, E-Mail) und seine Option für Rückmeldungen bekannt. Dies erfolgt in dem Datensatz Kommunikation (DSKO), der jeder Datei beigefügt wird. Als Rückmeldeoptionen stehen in Stelle 412 des DSKO zur Verfügung:

Verschlüsselte Rückmeldungen

• „J“ = Ja, als E-Mail Anhang
• „K“ = vom Kommunikationsserver der ZSS
• „N“ = Nein (Rückmeldungen per Papier)

Da Rückmeldungen in Papierform kostenintensiv und für die Anwender mit Aufwand verbunden sind, stehen für Meldedateien, die ab dem 01.01.2011 erstellt werden, nur noch die Optionen „J“ und „K“ zur Verfügung. Dies entspricht einer Auflage des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) zur Genehmigung der Gemeinsamen Grundsätze.

Die Optionen „J“ und „K“ für Rückmeldungen stehen unabhängig davon zur Verfügung auf welchem Weg die Meldedatei der ZSS übermittelt wird.

Um Dateien, die ab dem 01.01.2011 erstellt wurden und keine zulässige Optionen enthalten, nicht zurückweisen zu müssen, interpretiert die ZSS diese als Option „K“, die sie für künftige Meldedateien auch empfiehlt.

Fehlerhafte Rückmeldeoptionen lösen eine entsprechende Fehlermeldung (DSKO630) an den Dateiersteller aus. Diese Fehlermeldung betrifft nur den DSKO. Die mitgelieferten Multifunktionalen Verdienstdatensätze (MVDS) bzw. die Datensätze Vergabeverfahren (DSVV) sind davon nicht beeinträchtigt und werden trotzdem verarbeitet.

Um Fehlermeldungen aufgrund unzulässiger Rückmeldeoptionen im DSKO zu vermeiden, darf der Dateiersteller nur noch eine der zulässigen Optionen wählen.

Der Dateiersteller muss den entsprechenden Hinweisen seines Softwareanbieters entnehmen, wie die hier beschriebenen Funktionalitäten mit seinem Entgeltabrechungsprogramm umgesetzt werden.

Die ZSS verschickt E-Mails an den Dateiersteller:

• rein nachrichtliche ohne Verschlüsselung 
• aus der Option „J“ (siehe oben)

Es wichtig, mit dem DSKO die gewünschte Empfangsadresse des Dateierstellers zu übermitteln.

Option Kommunikationsserver

Ob vom Dateiersteller durch die Option „K“ vorgegeben oder von der ZSS für eine unzulässige Option interpretiert, werden ihm die Rückmeldungen verschlüsselt auf dem Kommunikationsserver zur Abholung bereitgestellt. Holt er die Rückmeldungen innerhalb bestimmter Fristen nicht ab, wird er durch E-Mails darauf hingewiesen und erinnert. Erfolgt die Abholung künftig nicht innerhalb von 40 Tagen, werden die Rückmeldungen gelöscht und stehen nicht mehr zur Abholung bereit.

Die Abholung stellt zur Sicherheit nur einen Kopiervorgang dar. Ist es für den Abholer wegen Verwertungsproblemen erforderlich, die Rückmeldungen nochmals anzufordern, kann er das durch wiederholte Abholung solange erreichen, bis er die Verwertbarkeit durch eine Quittungsmeldung bestätigt und damit auf dem Kommunikationsserver zur Löschung freigibt. Die Rückmeldungen werden so lange vorgehalten und in Abrufen mit übertragen, bis sie vom Dateiersteller freigegeben werden – längstens für 40 Tage.

Ein Abholvorgang ist erst dann abgeschlossen, wenn der Abholer die Verwertbarkeit der Rückmeldungen mit einer Quittungsmeldung bestätigt.

Immer dann, wenn der Dateiersteller eine Datei empfangen hat und die Rückmeldung lesen kann, gilt sie als ausgeliefert und muss quittiert werden. Die Weiterverarbeitung spielt dabei keine Rolle.

Der Dateiersteller muss den entsprechenden Hinweisen seines Softwareanbieters entnehmen, wie die hier beschriebenen Funktionalitäten mit seinem Entgeltabrechungsprogramm umgesetzt werden.

Für fachlich Interessierte hier der Hinweis, dass die Software des Dateierstellers die Rückmeldungen per eXTra-Protokoll abholt, entschlüsselt und zur Verfügung stellt. eXTra ist ein offener, frei verfügbarer Standard für den Datenaustausch, der auf der Basis bestehender Verfahren entwickelt wurde. Detaillierte Informationen zu eXTra finden Sie hier.

Option E-Mail Anhang

Eine Rückmeldungsalternative zum Kommunikationsserver ist die Option E-Mail Anhang. Dabei werden die verschlüsselten Rückmeldungen analog den auf dem Kommunikationsserver zur Abholung bereitgestellten als Anhang einer E-Mail übermittelt.

Der Dateiersteller muss ermöglichen, dass ihn solche Mails erreichen. Die Anhänge müssen dann abgelöst und entschlüsselt der Verwertung zugeführt werden.

Der Dateiersteller muss den entsprechenden Hinweisen seines Softwareanbieters entnehmen, wie die hier beschriebenen Funktionalitäten mit seinem Entgeltabrechungsprogramm umgesetzt werden.