Erzeugung
Die Arbeitgeber generieren den Datensatz Vergabe einer Versicherungs-/Verfahrensnummer (DSVV) oder den Multifunktionalen Verdienstdatensatz (MVDS) aus ihrer Buchhaltung. Beim MVDS sind nur die Sachverhalte einzutragen, die sich in dem jeweiligen Monat, der gemeldet wird, auch real abgespielt haben. Sachverhalte aus der Vergangenheit interessieren niemanden.
Für die Generierung der Datensätze gibt es drei Möglichkeiten:
- Die Datensätze werden durch die eingesetzte Lohnbuchhaltungssoftware erzeugt.
- Soweit Arbeitgeber die Meldungen durch Dienstleister, wie z. B Steuerberater erledigen lassen, werden die Meldungen zu ELENA aus deren Verfahren erzeugt.
- Arbeitgeber, die selbst ihre Meldungen mit sogenannten Ausfüllhilfen erstellen, können die ELENA-Meldungen auch damit erzeugen.
Datenbausteine des MVDS
Die in grüner Farbe dargestellten Bausteine sind in jeder Meldung verpflichtend anzugeben. Die in der Abbildung blau geschriebenen Datenbausteine sind nur zu melden, wenn einer dieser Sachverhalte aus dem Beschäftigungsverhältnis vorgelegen hat.
Wenn ein Arbeitgeber beispielsweise für einen Monat durchgehend Lohn gezahlt hat, ist der Datenbaustein „Fehlzeiten“ nicht zu liefern, weil die Beiträge zur Sozialversicherung in dem ganzen Monat entrichtet wurden.
Hat ein Arbeitnehmer z. B. vom 15.03. bis 22.03 gestreikt, so dass Bezüge und somit Sozialversicherungsbeiträge nicht angefallen sind, ist in dem MVDS für den Monat März der Datenbaustein „Fehlzeiten“ mit dem Zeitraum 15.03 bis 22.03 und dem Grund „11 = sonstige unbezahlte Fehlzeit“ im Feld „ART DER FEHLZEIT“ zu liefern.
Die Vielzahl der Datenfelder treffen für den einzelnen Beschäftigten aber nur zu einem geringen Teil zu: Zum Beispiel hat ein Handwerker für seine Beschäftigten, den Namen, Geburtsangaben und Anschrift sowie Firmenangaben, die Monat für Monat konstant sind und die Bruttolöhne, die Sozialabgaben und die Steuerabgaben zu melden. Ändert sich an dem Gehalt und den Abgaben nichts, sind auch diese Angaben Monat für Monat konstant, so dass lediglich der Meldemonat aktualisiert werden muss.
Die Datenbausteine des MVDS sind
- als Anlage 1 der Gemeinsamen Grundsätze
beschrieben.
In der Verfahrensbeschreibung werden
- in Anlage 6 „Multifunktionaler Verdienstdatensatz – Fachlicher Inhalt“ ausführliche Hilfestellungen zum Ausfüllen der Felder,
- in Anlage 7 besondere Fallkonstellationen, die in der Lohn- oder Gehaltsabrechnung zu bewältigen sind und
- in Anlage 5 die Prüfung der einzelnen Felder,
dokumentiert.