Elektronischer Versand
1. Arbeitgeber melden, verschlüsseln und versenden selber
Viele Arbeitgeber stellen mit einer Software die Meldungen zusammen, verschlüsseln diese, übermitteln die Sendung an die ZSS und erhalten von dort eine Rückmeldung.
In diesem Falle muss die Sendungsnummer bei jeder Sendung hoch gezählt werden.
Der Weg der Sendung und der Rückmeldung ist in der folgenden Grafik dargestellt:
Sendung vom Arbeitgeber an die ZSS
Der Arbeitgeber meldet, verschlüsselt und versendet die Daten an die ZSS. Diese schickt dem Arbeitgerber Protokolldaten zurück.
2. Ein Absender meldet für mehrere Betriebsstätten/ Arbeitgeber
Die Meldung eines Absenders unterteilt sich in bis zu drei Rollen.
Diese können zum Teil an Dienstleister delegiert sein oder bei einem AG von unterschiedlichen Abteilungen bearbeitet werden:
- Der Meldende AG stellt die zu meldenden Informationen für den Multifunktionalen Verdienstdatensatz (MVDS) zusammen. Wenn ein Arbeitgeber mehrere Standorte hat, kann jeder Standort als meldender AG betrachtet werden. Der Meldende AG hat keinen Einfluss auf die Sendungsnummer.
Es gibt ca. 3,5 Mio. Meldende AG, die im ELENA-Verfahren (wie im DEÜV-Verfahren) anhand ihrer Betriebsnummer als Verursacher (BBNRVU) identifiziert werden können. Diese geben die für eine ELENA-Meldung nötigen Informationen an den Absender weiter. - Der Absender stellt eine Sendung von zu meldenden Multifunktionalen Verdienstdatensätzen (MVDS) eines oder mehrerer Meldenden AG zusammen. Absender kann eine Personalabteilung, ein Steuerberater oder ein Dienstleister (Datev, sv.net etc.) sein. Absender haben Einfluss auf die Sendungsnummer.
Es gibt ca. 180.000 Absender, die für einen oder mehrere Meldende AG die Daten zusammenstellen, die an die ZSS übermittelt werden. Die Absender sind für die korrekte Nummerierung der Sendungen verantwortlich. Die Absender sind auch dann für die Sendungsnummer verantwortlich, wenn sie darauf wenig oder keinen Einfluss nehmen können, weil ihre Software eine solche Funktionalität nicht genügend bedient.
Es gibt ca. 180 Softwareersteller, die den Absendern (mittels der ausgelieferten Software) u. a. Funktionalitäten zur Verfügung stellen, die Sendungsnummer mehr oder weniger zu beeinflussen. - Verschlüsselnde sorgen dafür, dass Sendungen entsprechend der Übertragungswege korrekt verschlüsselt werden. Ein Verschlüsselnder hat keinen Einfluss auf die Sendungsnummer.
Es gibt ca. 170.000 Verschlüsselnde.
Die folgende Übersicht zeigt die Beteiligten und den Datenfluss der Arbeitgebermeldung:
Sendung vom Arbeitgeber und Beauftragten
Die Meldung eines AG unterteilt sich in drei Rollen: Meldender, Absender und Verschlüsselnder.
Sendungsnummer
Die erste Sendung hat die Sendungsnummer 1, die folgenden Sendungen müssen aufsteigend numeriert werden.
Die Sendungen zum MVDS müssen beginnend mit 1 lückenlos aufsteigend vom Arbeitgeber mittels Software an die ZSS gemeldet werden, u. a. damit Stornierungen korrekt ausgeführt werden können.
Fehlt eine Sendung – nach dem eine gewisse Zeit gewartet wurde – werden alle nachfolgenden Sendungen so lange nicht verarbeitet, bis die fehlende Sendung eingegangen ist.
Dies ist notwendig, um Meldungen bei der ZSS in exakt der vom Arbeitgeber beabsichtigten Reihenfolge zu verarbeiten, wie folgendes Beispiel zeigt:
Ein Arbeitgeber möchte eine bereits bei der ZSS gespeicherte Sendung (Sendungsnummer 100) aktualisieren. Dafür schickt er per Mail eine Stornierung dieser Sendung (Sendungsnummer 101). Kurz danach schickt er auch per Mail die aktuellen Daten (Sendungsnummer 102).
Da Mails unterschiedliche Übertragungsgeschwindigkeiten haben, könnte nun die Mail mit den aktuellen Daten vor der Stornierung bei der ZSS ankommen. Hätte die Aktualisierung keine Sendungsnummer wüsste die ZSS nicht, dass vorher noch eine andere Sendung verarbeitet werden muss. Die Aktualisierung würde abgelehnt, weil schon entsprechende Daten vorhanden sind. Wenn dann die Stornierung ankommt, würde sie verarbeitet und die ursprünglichen Daten würden gelöscht – es wäre zu dem entsprechenden Zeitraum gar keine Meldung mehr gespeichert. Nur wenn die Sendungen in der richtigen Reihenfolge verarbeitet werden, wird das gewünschte Ergebnis erzielt. [Mehr dazu ...]