Dateifolgenummer der eingehenden Sendungen im ELENA-Verfahren

Wie erfolgt die ordnungsgemäße Ablage der Daten bzw. der eingehenden Sendungen, insbesondere wenn bereits gemeldete Datensätze storniert werden?

Um eine ordnungsgemäße Ablage der Daten, insbesondere wenn bereits gemeldete Datensätze storniert werden, zu gewährleisten, ist es für die Zentrale Speicherstelle (ZSS) wichtig, die eingehenden Sendungen in der korrekten Reihenfolge zu verarbeiten.

Dies wird durch die Prüfung der lückenlos aufsteigenden Dateifolgenummer im Vorlaufsatz (Stelle 048 – 053) pro Betriebsnummer gewährleistet.

Wichtig: Die Transfernummer bzw. Dateinummer im Dateinamen (z.B. EENA0050) ist für die Prüfung der Dateifolgenummer ohne Bedeutung.

Der Zähler der Dateifolgenummer im Vorlaufsatz wird in der ZSS nur weiter gezählt, wenn die Datei nicht als gesamte Sendung abgelehnt wurde (z.B. bei einem ungültigen Auftragssatz, einem fehlenden Nachlaufsatz oder einem fehlenden DSKO).

Sobald ein Datensatz einer Sendung ordnungsgemäß abgelegt werden konnte, wird die Dateifolgenummer bei der ZSS weiter gezählt. Das bedeutet, dass Korrekturen von einzelnen Datensätzen einer Sendung nochmals mit einer neuen Dateifolgenummer zu senden sind. 

Eine Besonderheit ist bei einer Umfirmierung oder Änderung der Verhältnisse innerhalb der Betriebsstätte  zu beachten, wenn hierbei eine neue Betriebsnummer vergeben wurde.

Sobald Sendungen mit einer neuen Betriebsnummer (als Betriebsnummer des Absenders im Vorlaufsatz) an die ZSS übermittelt werden, muss die Dateifolgenummer im Vorlaufsatz erneut mit '1' beginnen.

Korrektur der Dateifolgenummer

Falls bei der Übermittlung der Daten festgestellt wurde, dass die Dateifolgenummer eine Lücke aufweist, erhalten Sie von der ZSS im Rahmen des Eskalationsverfahren (siehe Ziffer 6 in der Beschreibung zur Dateifolgenummer) eine E-Mail, in der Sie auf diesen Sachverhalt hingewiesen werden.

Sofern diese Lücke von ihrem Softwaresystem nicht geschlossen werden kann, ist diese zu korrigieren. Hierfür verwenden Sie bitte den der E-Mail beigefügten Vordruck.

Ausführliche Beschreibung

Eine ausführliche Beschreibung zur Dateifolgenummer und den Auswirkungen im ELENA-Verfahren finden Sie hier.